Le temps et les ressources sont limités dans la plupart des cabinets de soins oculaires. Voici quatre tâches administratives que vous pouvez automatiser pour être plus efficace dans la gestion de votre temps.
Les tâches administratives peuvent être des obstacles à l’efficacité pour les cabinets de soins oculaires. Elles sont évidemment nécessaires, mais elles prennent souvent beaucoup trop de temps lorsque vous les additionnez. Ne serait-ce pas agréable si vous n’aviez pas à en faire plusieurs? Cela libérerait votre emploi du temps pour des choses importantes telles que l’engagement des patients et le marketing de votre cabinet.
Heureusement, il existe un certain nombre de tâches administratives que vous pouvez automatiser afin de libérer du temps et des ressources. En voici quatre :
1. Courriels, textos et messages vocaux automatisés
Vous communiquez avec vos patients de différentes manières, des courriels, aux textos, aux appels téléphoniques et aux messages vocaux. Ces communications peuvent concerner des rendez-vous, des produits et même des anniversaires. Elles s’accumulent et vous devez probablement réserver une bonne partie de votre journée à leur traitement, parfois même après les heures de travail, lorsque vous êtes déjà rentré chez vous.
Vous pouvez en fait automatiser un grand nombre de ces communications, car il existe des services automatisés qui rappellent aux gens leurs rendez-vous, les avertissent lorsque leurs lunettes sont prêtes et leur envoient même des vœux pour leur anniversaire. Mieux encore, ils peuvent recevoir les communications sous la forme qu’ils souhaitent : courriels, textos et messages vocaux.
2. Prise de rendez-vous
La prise de rendez-vous est une tâche qui nécessite beaucoup de temps et de ressources. De nombreuses tâches sont associées aux rendez-vous, qu’il s’agisse de déterminer les créneaux horaires libres pour votre médecin, de programmer le rendez-vous, de le déplacer ou de l’annuler. Bien qu’il existe des outils et des logiciels de gestion du temps, vous devez souvent gérer les tâches liées aux rendez-vous par des appels téléphoniques.
Grâce à l’automatisation de la prise de rendez-vous, vous pouvez remplir les créneaux de rendez-vous annulés à l’aide d’une liste d’attente électronique. Ainsi, si un patient se désiste d’un rendez-vous, un autre patient attend déjà pour occuper automatiquement le créneau. Si les patients peuvent demander un rendez-vous en ligne, il s’agit d’un moyen doublement efficace de libérer du temps.
3. Sondages automatisés auprès des patients
Demander aux patients de remplir des questionnaires papier à la main n’est plus un moyen efficace d’obtenir un retour d’information constructif. Il est fort probable que vous n’obteniez pas beaucoup de réponses. Alors, comment savez-vous ce que les patients pensent de votre cabinet de soins oculaires et ce qui est important pour eux? Le passage au numérique est la première étape, l’automatisation la seconde.
Grâce aux sondages de satisfaction automatisés, vos patients auront automatiquement la possibilité de donner leur avis. Ils sont faciles à remplir, personnalisés en fonction des éléments que vous souhaitez connaître et contribuent grandement à l’amélioration de l’expérience des patients. Plus important encore, ils empêchent les patients de se rendre directement sur des sites d’évaluation avec des commentaires négatifs avant que vous n’ayez eu l’occasion de découvrir les domaines que vous devriez améliorer. Tous ces éléments améliorent votre taux de capture.
4. Témoignages de patients
Vous pensez peut-être qu’il est impossible d’automatiser les témoignages de patients et vous avez techniquement raison. Vous ne voulez pas qu’un ordinateur génère des témoignages de patients; vous voulez de vrais témoignages de patients, de vraies personnes. Ce que vous pouvez automatiser, en revanche, c’est le transfert sur votre site web des commentaires que vous recevez dans le cadre des sondages auprès des patients. Cela vous permet d’afficher de manière visible les commentaires comportant quatre étoiles ou plus, par exemple, et ce, sans que vous ayez à lever le petit doigt.
L’automatisation de quelques tâches administratives peut vous faire gagner plus de temps et de ressources que vous ne le pensez. Si votre cabinet de soins oculaires recherche l’un ou l’autre, il est temps d’envisager un programme de récompenses pour les soins oculaires avec des avantages automatisés comme l’une de ses récompenses.